Wareneingang Excel Vorlage kostenlos

1. Öffne zuerst das Tabellenblatt Stammdaten und ergänze Lieferanten, Lieferanten-Nr., Ort, Warengruppe, Einheit und Lagerort im vorgesehenen Bereich ab Zeile 6.
2. Wechsle zu Wareneingang und erfasse ab Zeile 6 eine eindeutige Wareneingangs-Nr., das Eingangsdatum sowie Bestell-, Artikel- und Lieferantendaten.
3. Trage Menge bestellt, Menge geliefert, Einheit, Einzelpreis netto, USt-Satz, Lagerort, Empfänger und gegebenenfalls eine Bemerkung ein. Für Einheit und USt-Satz stehen Auswahllisten bereit.
4. Prüfe die Lieferung gegen Bestellung und Lieferschein. Wähle in der Spalte Prüfstatus Offen, Geprüft, Abweichung oder Reklamation.
5. Kontrolliere Nettowert, USt-Betrag, Bruttowert, Abweichung Menge und Abweichungsquote. Bei einer Differenz ergänze die Bemerkung und dokumentiere die Reklamation.
6. Öffne Dashboard für die Auswertung. Die Kennzahlen und Diagramme greifen automatisch auf alle vorbereiteten Zeilen bis 105 zu.
7. Nutze das Tabellenblatt Anleitung als Kurzreferenz für Eingaben, Prüfschritte und die Bedeutung der farblichen Hinweise.

Am Wareneingang beginnt die Arbeit mit dem Lieferschein. Jana, die Lagerleiterin eines Betriebs mit 15 Beschäftigten, öffnet das Tabellenblatt Wareneingang und verwendet die nächste freie Zeile. Für die erste Lieferung trägt sie beispielsweise WE-2026-004, das Eingangsdatum 02.09.2026, Bestell-Nr. BE-2026-1004 und Artikel-Nr. ein.

Lieferant und Artikel sauber erfassen

In Spalte C wählt Jana den Lieferanten aus. Das Tabellenblatt Wareneingang (Abbildung 1) enthält die Spalten A bis V: Nummer, Datum, Lieferant, Bestellung, Artikel, Mengen, Preise, USt, Prüfstatus, Lagerort, Empfänger und Bemerkung. Die Lieferanten-Nr. in Spalte D wird mit SVERWEIS aus Stammdaten A6:C15 übernommen.

Bestellt sind 200 Stück, geliefert werden 210 Stück zu 3,80 € netto. Excel berechnet daraus 798,00 € Nettowert, bei 19 % USt 151,62 € und 949,62 € Bruttowert. Die Mengenabweichung beträgt 10 Stück, die Abweichungsquote 5,00 %.

Prüfung und Einlagerung

Nach dem Zählen vergleicht Jana Ware, Lieferschein und Bestellung. Bei vollständiger Lieferung wählt sie Geprüft; bei 10 Mehrstücken Abweichung und trägt in Spalte V die Ursache ein. Anschließend ergänzt sie Lagerort und Empfänger, bevor sie die nächste Lieferung erfasst.

Das Dashboard (Abbildung 2) aktualisiert Gesamtzahl, Mengen und Werte automatisch. Die drei Diagramme zeigen Nettowerte je Lieferant, Prüfstatus und gelieferte Menge je Warengruppe. Am Monatsende kann Jana damit beispielsweise 42 Eingänge, 8.600 gelieferte Einheiten und 27.450,00 € Nettowert kontrollieren.

In Schulungen sehe ich regelmäßig, dass Mitarbeitende nur den Lieferschein abtippen und die Bestellmenge vergessen. Ohne Wert in Spalte I bleibt die Mengenabweichung leer; eine Lieferung von 98 statt 100 Stück wird dann nicht als Minderlieferung erkannt. Bei 20 Lieferungen pro Woche können so schon 40 fehlende Stück unbemerkt bleiben.

Falsche Lieferantenbezeichnung vermeiden

Die automatische Zuordnung funktioniert nur, wenn der Name in Spalte C exakt zu Stammdaten passt. Müller Industriebedarf GmbH und Mueller Industriebedarf GmbH sind für SVERWEIS unterschiedliche Texte. Dann bleibt die Lieferanten-Nr. leer, obwohl der Lieferant vorhanden ist.

Öffne deshalb bei neuen Lieferanten das Tabellenblatt Stammdaten (Abbildung 3) und pflege die Bezeichnung dort zuerst. Die Tabelle enthält Lieferant, Lieferanten-Nr., Ort, Warengruppe, Einheit und Lagerort. Der vorbereitete Bereich reicht bis Zeile 15; zusätzliche Datensätze außerhalb dieses Bereichs werden von der vorhandenen Zuordnung nicht automatisch erfasst.

Steuersatz und Preis nicht verwechseln

Der Einzelpreis in Spalte L ist netto. Bei 1.000 Rollen zu 0,18 € entstehen 180,00 € netto und bei 19 % USt 214,20 € brutto, nicht 180,00 € brutto. Nutze die Auswahlliste in Spalte N und schreibe nicht 19 statt 19 %, weil dadurch die Berechnung um den Faktor 100 abweichen kann.

Ein weiterer Praxisfehler ist der Status Geprüft vor der Zählung. Rote Hervorhebungen weisen auf Reklamationen hin; bei einer beschädigten Palette sollte der Status Reklamation gewählt und die Bemerkung ausgefüllt werden. So bleiben Ursache und Weiterleitung nachvollziehbar, statt nur eine nackte Mengenabweichung zu hinterlassen.

Die Vorlage berechnet den USt-Betrag technisch aus Nettowert und ausgewähltem Steuersatz. Der Regelsatz beträgt nach § 12 Abs. 1 UStG 19 %, der ermäßigte Satz nach § 12 Abs. 2 UStG 7 %. Bei 2.000,00 € netto ergeben sich somit 380,00 € USt und 2.380,00 € brutto bei 19 %.

Wareneingang ist noch keine Buchung

Das Tabellenblatt dokumentiert die physische Lieferung, ersetzt aber keine Eingangsrechnung und keinen Buchungssatz. Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG brauchst du grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung; Lieferschein, Wareneingang und Rechnung müssen zusammenpassen. Die Vorlage enthält keine Kontierung für SKR03/SKR04 und übermittelt keine Daten an ELSTER.

Bei einem Wareneingang von 1.190,00 € brutto mit 19 % USt liegen 1.000,00 € netto und 190,00 € Vorsteuer zugrunde. Der Buchhaltung dient die Wareneingangs-Nr. als interne Verbindung zum Lieferschein, während Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kreditor zusätzlich aus dem Beleg übernommen werden müssen.

Nachweise und Aufbewahrung

Nach § 238 HGB müssen buchführungspflichtige Unternehmen Geschäftsvorfälle nachvollziehbar aufzeichnen. Für steuerlich relevante Unterlagen gelten nach § 147 AO je nach Unterlagenart sechs oder zehn Jahre Aufbewahrung. Speichere daher die ausgefüllte Datei kontrolliert und bewahre Lieferscheine sowie Rechnungen nach dem betrieblichen Archivprozess auf.

Für die Inventur ist außerdem § 240 HGB relevant: Bestände müssen grundsätzlich aufgenommen und bewertet werden. Die Vorlage liefert Mengen- und Wertinformationen aus den erfassten Eingängen, führt aber keine Bestandsfortschreibung, FIFO-Bewertung oder Niederstwertprüfung nach § 253 HGB durch.

Die Datei ist als übersichtliches Grundgerüst für 100 Eingangszeilen vorbereitet. Für einen Betrieb mit 250 Lieferungen pro Monat solltest du die Bereiche nicht einfach durch Kopieren erweitern, ohne Formeln, Filter und Dashboard-Bezüge gemeinsam anzupassen. Sonst werden neue Zeilen zwar erfasst, aber in den Summen bis Zeile 105 nicht berücksichtigt.

Stammdaten kontrolliert erweitern

Ergänze im Tabellenblatt Stammdaten weitere Lieferanten mit eindeutigen Nummern. Halte Schreibweisen, Einheiten und Lagerorte einheitlich; für 40 Lieferanten ist eine zentrale Liste zuverlässiger als freie Eingaben in jeder Wareneingangszeile.

• Nutze konsistente Artikel-Nr. wie VER-100 oder ELK-210.
• Prüfe neue Lagerorte vor der Verwendung gegen das tatsächliche Lagerlayout.
• Erweitere die SVERWEIS-Bereiche nur zusammen mit den abhängigen Formeln.

Auswertungen für die Leitung vorbereiten

Das Dashboard (Abbildung 2) nutzt SUMMEWENN für Lieferanten- und Warengruppenwerte sowie ZÄHLENWENN für Prüfstatus. Für eine Monatsauswertung kannst du eine zusätzliche Datumsspalte oder einen separaten Monatsbereich ergänzen; die vorhandene Datei filtert nicht automatisch nach Monaten.

Eine Pivot-Auswertung ist sinnvoll, wenn sich Lieferanten und Warengruppen häufig ändern. Vor der Übergabe an Einkauf oder Buchhaltung prüfst du beispielsweise, ob 100 erfasste Eingänge auch 100 Lieferscheinen entsprechen und ob ein Nettowert von 31.500,00 € mit den Rechnungen übereinstimmt.