Lieferschein Excel Vorlage kostenlos

1. Öffne zuerst das Blatt Lieferscheine und prüfe die vorhandenen Beispielzeilen. Dort stehen bereits typische Felder wie Lieferschein-Nr., Kunde, Versandart und Zahlungsstatus.
2. Trage neue Lieferungen in einer freien Zeile ein. Achte darauf, Datum und Beträge im deutschen Format zu pflegen, also zum Beispiel 05.01.2026 und 1.250,00 €.
3. Ergänze bei Bedarf Rabatt, USt-Satz und Bemerkung. Die Spalten für Rabattbetrag, Netto-Warenwert, USt-Betrag und Gesamtbetrag werden aus den Eingaben weiterverarbeitet.
4. Wechsle auf das Blatt Positionen, wenn du zu einem Lieferschein mehrere Artikel oder Leistungen erfassen willst. So bleibt der Hauptbeleg schlank, während die Detailzeilen sauber getrennt stehen.
5. Kontrolliere danach das Blatt Übersicht. Dort erkennst du, wie viele Lieferscheine erledigt, offen oder in Bearbeitung sind und wie hoch die Summen ausfallen.
6. Nimm das Blatt Hinweise für interne Regeln, Kürzel und die spätere Übergabe an Kolleginnen, Kollegen oder die Buchhaltung. Das spart Rückfragen, wenn mehrere Personen mit der Datei arbeiten.
7. Speichere die Datei als zentrale Arbeitskopie und arbeite nur mit dieser Version weiter. So vermeidest du, dass unterschiedliche Stände im Umlauf sind.

Im Alltag öffnet meist zuerst die Sachbearbeiterin im Versand das Blatt Lieferscheine. Dort trägt sie für jeden neuen Versand die Nummer, das Datum, den Kunden, die Lieferadresse und den Status ein. Bei 40 bis 60 Vorgängen im Monat spart das gegenüber einer freien Liste schnell 1 bis 2 Stunden Such- und Rückfragezeit.

Abbildung 1: das Blatt Lieferscheine

Die erste Tabelle ist klar auf Belege ausgelegt: links die Stammdaten, rechts die Beträge. Sichtbar sind unter anderem Spalten für Brutto-Warenwert, Rabatt in Prozent, USt-Satz, Zahlungsstatus und Bemerkung. Der Vorteil in der Praxis: Wer später nach einem bestimmten Auftrag sucht, findet die Zeile über die Lieferschein-Nr. sofort wieder.

Abbildung 2: das Blatt Positionen

Für mehrere Artikel pro Lieferung nutzt du das Blatt Positionen. Das ist sauberer, als alle Positionen in das Hauptblatt zu quetschen, weil du so je Lieferschein mehrere Zeilen erfassen kannst. Gerade bei 10, 15 oder 20 Positionen pro Vorgang bleibt die Datei lesbar und die Auswertung auf dem Blatt Übersicht bleibt stabil.

Abbildung 3: die Übersicht

Am Monatsende prüft die Teamleitung das Dashboard. Dort sieht sie, wie viele Lieferungen erledigt, offen oder in Bearbeitung sind und welche Beträge sich daraus ergeben. So lässt sich schnell erkennen, ob ein Auftrag hängen geblieben ist oder ob eine Lieferung zwar raus ist, aber der Status noch nicht angepasst wurde.

Der häufigste Fehler ist eine doppelte oder unsaubere Lieferschein-Nr. Schon zwei identische Belege reichen aus, damit die Suche im Nachhinein 10 bis 15 Minuten pro Vorgang frisst. Wenn davon im Monat nur fünf Stück betroffen sind, sind das schnell über eine Stunde reine Korrekturarbeit.

Unsaubere Betragsfelder machen die Auswertung unbrauchbar

In der Praxis werden oft Brutto- und Netto-Werte vermischt oder der Rabatt wird als Betrag statt als Prozent gepflegt. Dann stimmen die Summen auf dem Blatt Übersicht nicht mehr, und die Buchhaltung muss nachrechnen. Bei 300 Lieferscheinen im Quartal kostet eine solche Nacharbeit leicht einen halben Arbeitstag.

Statuspflege wird gern vergessen

Ein zweiter Stolperstein ist der Status. Wenn Erledigt nicht gesetzt wird, erscheint ein Auftrag in der Auswertung weiter als offen, obwohl die Ware längst raus ist. Das führt im Team zu Rückfragen, und im Zweifel werden Kunden zweimal angerufen oder falsch priorisiert.

Die Positionen gehören nicht in die Kopfzeile

Gerade bei mehrzeiligen Lieferungen sieht man oft den Versuch, alle Artikel in eine einzige Zelle zu schreiben. Das spart anfangs 30 Sekunden, kostet aber später deutlich mehr, weil Filter, Sortierung und Auswertung nicht mehr sauber funktionieren. Mit dem getrennten Blatt Positionen bleibt die Datei deutlich robuster.

Ein Lieferschein ist kein Rechnungsersatz. Für eine Rechnung gelten die Pflichtangaben nach § 14 UStG, also unter anderem Name und Anschrift, Leistungsdatum, fortlaufende Nummer, Entgelt und USt-Ausweis. Ein Lieferschein dokumentiert dagegen vor allem die Warenübergabe und die Zuordnung zum Auftrag.

Aufbewahrung und Nachweis

In der Praxis solltest du Lieferscheine wie andere Geschäftsunterlagen so ablegen, dass sie im Zweifel nachvollziehbar bleiben. Nach § 147 AO gelten für viele Unterlagen Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren. Wer Lieferscheine systematisch über Excel führt, sollte also auf eine saubere Versionierung achten und nicht jede Woche eine neue Datei ohne Bezug anlegen.

Technisch sauber rechnen

Die Beträge in dieser Vorlage folgen einer einfachen Logik: Brutto-Warenwert minus Rabattbetrag ergibt den Netto-Warenwert, darauf wird der USt-Satz angewendet und daraus der Gesamtbetrag berechnet. Bei einem Brutto-Warenwert von 3.480,00 €, 10 % Rabatt und 19 % USt ist die Rechenkette deutlich sicherer, als wenn jede Zeile manuell umgestellt wird.

Excel statt Freitext

Wenn du Lieferungen häufiger auswertest, ist eine strukturierte Tabelle besser als Freitext im Word-Dokument. Excel erlaubt dir Filter, Summen und eindeutige Nummern; ein Word-Beleg ist dafür zu ungenau. Für kleine Unternehmen mit 20 bis 200 Lieferungen im Monat ist das meist die pragmatischere Lösung als eine sofortige ERP-Einführung.

Zur Auswertung der Lieferungen gehört dann oft auch eine übersichtliche Lagerführung, damit Mengen, Artikelnummern und Bestände in derselben Tabelle zusammenlaufen.

Wenn du die Vorlage regelmäßig nutzt, lohnt sich der Ausbau um zusätzliche Auswertungen. Am sinnvollsten ist zuerst ein weiteres Blatt für Stammdaten, damit Kunden-Nr., Ansprechpartner und Lieferadressen nicht jedes Mal neu geschrieben werden. Mit SVERWEIS oder besser INDEX und VERGLEICH ziehst du die Daten dann automatisch in das Lieferscheinblatt.

Praktische Erweiterungen

• Ergänze eine Kundentabelle mit Kundennummer, Adresse, PLZ, Ort und Ansprechpartner.
• Baue eine Artikelstamm-Liste mit Artikel-Nr., Bezeichnung, Einheit und Standardpreis ein.
• Nutze SUMMEWENN, um Lieferungen je Kunde oder Status zusammenzufassen.
• Mit ZÄHLENWENN zählst du offene oder erledigte Lieferscheine pro Monat.
• Eine Pivot-Tabelle ist sinnvoll, wenn du mehr als 200 Vorgänge im Jahr auswertest.

Übergabe an Buchhaltung oder Chef

Für die Übergabe reicht oft eine Auswertung als PDF oder ein klar benanntes Excel-Sheet mit Monatsfilter. Wer zusätzlich mit einer Rechnungsvorlage arbeitet, kann Lieferschein und Rechnung über die gemeinsame Kunden-Nr. verknüpfen. So reduzierst du Rückfragen und hast im Monatsabschluss schneller die richtigen Zahlen zur Hand.

Für einen sauberen Monatsabschluss passt dazu eine Bestandsaufnahme, in der die Artikel nach Kunden-Nr. oder Lagerort direkt mitgeführt werden.