Projektstrukturplan Excel Vorlage kostenlos

1. Öffne zuerst das Tabellenblatt Anleitung. Dort findest du die Regeln für PSP-Codes, Eingabefelder, Formelfelder und die vorbereiteten Erweiterungsbereiche.
2. Wechsle zu Projektstrukturplan und lege ab Zeile 2 die Hierarchie an. Nutze beispielsweise 1 für eine Hauptphase, 1.1 für ein Teilpaket und 1.1.1 für eine konkrete Aufgabe.
3. Fülle die manuellen Spalten A bis K sowie M bis O aus: Arbeitspaket, Beschreibung, Verantwortlicher, Abteilung, Standort, Status, Priorität, Termine, Fortschritt, Budget und Ist-Kosten.
4. Verwende in Status die Auswahlliste Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Blockiert. Für Priorität stehen Niedrig, Mittel und Hoch zur Verfügung.
5. Trage den Fortschritt als ganze Prozentwerte zwischen 0 % und 100 % ein. Die Spalten Dauer, Kostenabweichung, Terminstatus und Statuswert bleiben unverändert.
6. Öffne anschließend Dashboard. Die Kennzahlen werden aus dem Projektstrukturplan summiert beziehungsweise gezählt; die Diagramme zeigen Kosten, Status und Fortschritt.
7. Prüfe am Monatsende überfällige Arbeitspakete, negative Kostenabweichungen und nicht abgeschlossene Vorgänge. Ergänze neue Daten nur in den vorbereiteten Bereich bis Zeile 101.

Eine Projektleitung beginnt nicht mit dem Dashboard, sondern mit der Zerlegung des Projektziels in überprüfbare Arbeitspakete. Im Tabellenblatt Projektstrukturplan legst du zunächst den PSP-Code und die Ebene fest. Für ein Softwareprojekt kann 1 die Anforderungsphase, 1.1 die Anforderungsanalyse und 1.1.1 die Prozessaufnahme bedeuten.

Von der Phase zur konkreten Aufgabe

Erfasse anschließend die Aufgabe in Spalte C und beschreibe in Spalte D das erwartete Ergebnis. In Spalte E wird eine verantwortliche Person eingetragen, danach folgen Abteilung und Standort. Ein Arbeitspaket mit dem Budget 14.200,00 € und Ist-Kosten von 12.100,00 € erhält automatisch eine Kostenabweichung von 2.100,00 €.

Termine und Fortschritt pflegen

Start und Ende gehören in die Spalten J und K. Bei 09.03.2026 bis 03.04.2026 berechnet die Datei 26 Kalendertage. Den Fortschritt trägst du als 75 % ein; Status und Priorität kommen aus den Auswahllisten. Das Tabellenblatt Dashboard (Abbildung 2) übernimmt daraus Gesamtbudget, Ist-Kosten, Anzahl der Arbeitspakete, überfällige Vorgänge und Abschlussquote.

Abbildung 3 zeigt die Anleitung mit den Regeln für Eingaben und den Statuswerten 1 bis 4. Am Wochen- oder Monatsende prüfst du dort zuerst die Termin- und Kostenabweichungen und öffnest danach die Diagramme zur Besprechung mit Auftraggeber und Team.

Der häufigste Fehler ist eine unbrauchbare Hierarchie. Wenn 40 Aufgaben direkt unter dem Code 1 stehen, verliert die Projektleitung die Übersicht. Besser sind wenige klar abgegrenzte Ebenen, etwa 1 für eine Phase, 1.1 für ein Teilpaket und 1.1.1 für die ausführbare Aufgabe.

Manuelle und berechnete Spalten trennen

Die Spalten L, P, R und S sind Formelfelder. Überschreibst du beispielsweise die Dauer in L4 mit einem festen Wert, stimmt die Planung nach einer Terminänderung nicht mehr. Die Anleitung nennt diese Felder ausdrücklich als berechnet; Änderungen gehören nur in die manuellen Eingabespalten.

Kostenabweichung richtig lesen

Bei einem Budget von 18.500,00 € und Ist-Kosten von 17.950,00 € beträgt die Differenz 550,00 €. Ein negatives Ergebnis entsteht, wenn die Ist-Kosten höher als das Budget sind. Die bedingte Formatierung hebt negative Abweichungen und überfällige Arbeitspakete rot hervor, positive Abweichungen und abgeschlossene Termine grün.

Auch ein Fortschritt von 100 % ohne Status Abgeschlossen erzeugt eine widersprüchliche Projektmeldung. Prüfe deshalb bei jeder Statusrunde beide Felder. Zusätzlich darfst du keine Zeilen außerhalb des vorbereiteten Bereichs bis 101 als reguläre Datenzeilen behandeln, weil Formeln, Datenüberprüfungen und Diagrammquellen dort nicht vorbereitet sind.

Die Vorlage verwendet vier berechnete Spalten. Die Dauer ergibt sich aus Enddatum minus Startdatum plus einem Tag; ein Zeitraum vom 12.01.2026 bis 30.01.2026 wird daher als 19 Tage ausgewiesen. Die Kostenabweichung vergleicht Budget in Spalte N mit Ist-Kosten in Spalte O.

Terminstatus mit dem heutigen Datum

Der Terminstatus prüft, ob das geplante Ende vor dem aktuellen Datum liegt. Ist das Ende überschritten, lautet das Ergebnis Überfällig. Bei 100 % Fortschritt wird Abgeschlossen angezeigt, andernfalls Offen. Diese Logik ist bewusst terminorientiert und ersetzt keine Prüfung von Abhängigkeiten oder kritischen Pfaden.

Wie das Dashboard zählt

Das Dashboard summiert die Bereiche N2:N101 und O2:O101. Die Anzahl der Arbeitspakete wird über gefüllte PSP-Codes gezählt, abgeschlossene Pakete über den Status Abgeschlossen und überfällige Pakete über den Terminstatus Überfällig. Die Abschlussquote berechnet sich aus abgeschlossenen Arbeitspaketen geteilt durch alle erfassten Arbeitspakete.

Der Statuswert wird über eine Zuordnung im Tabellenblatt Anleitung ermittelt: Nicht begonnen entspricht 1, In Bearbeitung 2, Abgeschlossen 3 und Blockiert 4. Für deutsche Excel-Installationen solltest du die Formeln mit deutschen Funktionsnamen wie SUMME, WENN, ZÄHLENWENN und SVERWEIS pflegen; das Argumenttrennzeichen ist das Semikolon.

Die Datei ist bis einschließlich Zeile 101 vorbereitet. Für ein größeres Projekt solltest du nicht einfach Formeln einzeln nach unten kopieren, sondern die Struktur kontrolliert erweitern. Übernimm dabei die Formeln in L, P, R und S sowie die Datenüberprüfungen für Status, Priorität, Fortschritt und Termine.

Auswertung nach Verantwortlichen

Für eine Teamsteuerung kann ein zusätzliches Auswertungsblatt die Kosten und Fortschritte je verantwortlicher Person zusammenfassen. Mit SUMMEWENN summierst du beispielsweise alle Budgets für Thomas Schneider; mit ZÄHLENWENN zählst du seine offenen oder abgeschlossenen Arbeitspakete.

Mehrdimensionale Analysen

• Ergänze eine Auswertung nach Abteilung und Standort, wenn mehrere Niederlassungen beteiligt sind.
• Nutze eine Pivot-Auswertung für Status, Priorität und Verantwortliche, sobald mehr als 50 Arbeitspakete gepflegt werden.
• Führe Termin- und Kostendaten über den PSP-Code mit einer separaten Risikoliste zusammen.

Für die Übergabe an Projektauftraggeber oder Controlling ist das Dashboard geeigneter als die Rohdaten. Vor der Besprechung prüfst du, ob alle 100 vorbereiteten Zeilen korrekt befüllt und keine Formelfelder überschrieben wurden. Die drei vorhandenen Diagramme können als Grundlage für eine monatliche Projektstatusbesprechung dienen.