Lagerbestand Excel Vorlage kostenlos

1. Öffne zuerst das Blatt Stammdaten und prüfe Artikelnummer, Bezeichnung, Kategorie, Lieferant, Mindestbestand, Zielbestand, Einheit und Einzelpreis netto.
2. Ergänze neue Produktdaten in den vorgesehenen Artikelzeilen und verwende eindeutige Artikelnummern wie ART-1001 oder ART-1005.
3. Wechsle zu Lagerbestand und wähle in Spalte A eine Artikelnummer aus der Auswahlliste aus.
4. Trage in den gelb markierten Eingabezellen Lagerort, Bestand Anfang, Zugänge, Abgänge, Datum des letzten Zugangs und Bemerkungen ein. Zugänge und Abgänge müssen als positive Mengen eingegeben werden.
5. Prüfe Bestand aktuell, Bestellbedarf und Lagerstatus. Bei ART-1002 ergibt sich aus 6 + 5 - 11 ein aktueller Bestand von 0; der Status lautet deshalb Ausverkauft.
6. Öffne anschließend Übersicht. Dort siehst du Bestandswert, durchschnittlichen Einzelpreis, Nachbestellfälle, Ausverkäufe sowie Kategorie- und Statusauswertungen.
7. Nutze am Monatsende das Blatt Anleitung als Kontrollhilfe und gleiche die Excel-Werte mit einer körperlichen Inventur ab.

Eine typische Nutzung beginnt im Lager oder in der Verwaltung mit dem Blatt Lagerbestand. Die zuständige Person prüft zunächst, ob die Artikelnummer im Katalog vorhanden ist, und erfasst anschließend den Lagerort sowie die Bewegungen seit dem letzten Kontrollzeitpunkt. Gelb markierte Zellen sind Eingaben; die übrigen Kennzahlen werden aus Stammdaten und Mengen berechnet.

Artikel anlegen und Bewegung erfassen

Im Blatt Stammdaten stehen acht Felder: Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Kategorie, Lieferant, Mindestbestand, Zielbestand, Einheit und Einzelpreis netto. Für ART-1001 sind beispielsweise 120 Pakete als Mindestbestand, 400 Pakete als Zielbestand und 5,49 € netto hinterlegt. Diese Werte erscheinen nach Auswahl der Artikelnummer automatisch im Lagerbestand.

Im operativen Blatt gibt die zuständige Person etwa 150 als Anfangsbestand, 120 Zugänge und 95 Abgänge ein. Die Formel für Bestand aktuell ergibt 175 Einheiten. Bei einem Mindestbestand von 120 lautet der Lagerstatus Ausreichend; Bestellbedarf entsteht erst bei einer Unterschreitung.

Kontrolle zum Monatsende

Am Monatsende öffnest du die Übersicht. Sie zählt den vollständigen Bereich der Zeilen 5 bis 104, summiert den aktuellen Bestand und den Netto-Bestandswert und zählt Nachbestell- sowie Ausverkaufsfälle. Die Kategorieauswertung zeigt, ob der gebundene Wert beispielsweise überwiegend in Verpackung oder Technik liegt.

Abbildung 1 zeigt das Tabellenblatt Lagerbestand mit den Spalten Artikelnummer bis Bemerkung. Abbildung 2 zeigt die Übersicht mit KPI-Bereich, Kategorieauswertung und zwei Diagrammen. Abbildung 3 zeigt den Artikelkatalog im Blatt Stammdaten; Abbildung 4 dokumentiert die Eingaberegeln und Berechnungen im Blatt Anleitung.

Der häufigste Fehler ist eine falsche Bewegungslogik: Zugänge und Abgänge werden nicht mit Vorzeichen eingegeben. Die Vorlage rechnet bereits Bestand Anfang + Zugänge - Abgänge. Trägst du einen Abgang von 11 als -11 ein, wird daraus bei einem Anfangsbestand von 6 und 5 Zugang fälschlich 22 statt 0.

Negative Bestände ernst nehmen

Ein negativer Bestand ist kein normaler Warnhinweis, sondern ein Abstimmungsproblem. Fehlt bei ART-1002 die Buchung eines Wareneingangs oder wurde ein Abgang doppelt erfasst, kann der rechnerische Bestand unter null fallen. Die Anleitung weist ausdrücklich darauf hin, negative Bestände fachlich zu prüfen; korrigiere nicht einfach die Formel.

Ein zweiter Praxisfehler entsteht durch uneinheitliche Artikelnummern. ART-1001, art-1001 und ART-1001 mit nachgestelltem Leerzeichen können zu nicht gefundenen Stammdaten führen. Nutze deshalb die Auswahlliste in A5:A104 und ändere Artikelnummern nicht spontan im Lagerblatt.

Mindestbestand ist keine Bestellmenge

Der Mindestbestand löst nur den Bedarf aus; bestellt wird die Differenz bis zum Zielbestand. Liegt der Bestand bei 75, der Mindestbestand bei 100 und der Zielbestand bei 350, beträgt der Bestellbedarf 275 Einheiten. Eine Bestellung über nur 25 Einheiten würde die im Modell hinterlegte Zielversorgung nicht erreichen.

Auch die Netto-Bewertung darf nicht mit einem Bruttowert verwechselt werden. 175 Pakete zu 5,49 € ergeben 960,75 € netto; bei 19 % USt wären das rechnerisch 1.143,29 € brutto, die Vorlage weist jedoch bewusst den Netto-Bestandswert aus.

Die Datei unterstützt die operative Mengenübersicht, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Inventur nach § 240 HGB. Zum Bilanzstichtag müssen die tatsächlich vorhandenen Mengen aufgenommen und mit den Excel-Beständen abgeglichen werden. Für einen Artikel mit rechnerisch 175 Paketen, aber nur 170 gezählten Paketen ist die Differenz von fünf Paketen zu dokumentieren und sachlich zu klären.

Netto-Bestandswert richtig einordnen

Die Spalte Bestandswert netto multipliziert Bestand aktuell mit Einzelpreis netto. Bei 20 Tonerkartuschen zu 72,90 € entstehen 1.458,00 € netto. Dieser Wert ist eine operative Orientierung und keine vollständige handelsrechtliche Lagerbewertung nach § 253 HGB; Abschreibungen, beschädigte Ware, Bewertungsvereinfachungen und Anschaffungskostenbestandteile werden nicht automatisch berücksichtigt.

Für gleichartige Waren ist in Deutschland häufig FIFO praxistauglicher als eine frei erfundene Durchschnittsbewertung, weil die tatsächliche Lagerrotation nachvollziehbar bleibt. Die Vorlage führt allerdings keine einzelnen Wareneingänge und kann daher weder FIFO noch LIFO nach § 256 HGB buchen. Eine belastbare Bewertung verlangt ein separates Bewegungsjournal mit Datum, Menge und Einstandspreis.

Steuerliche Grenzen der Datei

Der Einzelpreis wird netto geführt; der Umsatzsteuersatz von 19 % nach § 12 Abs. 1 UStG wird nicht automatisch berechnet. Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG dürfen die Kennzahlen daher nicht ungeprüft übernommen werden. Auch Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO und GoBD-Anforderungen an unveränderbare Buchungsnachweise bleiben außerhalb dieser Vorlage.

Die Datei ist damit ein Kontrollinstrument für Mengen und Nachbestellungen, nicht das Grundbuch der Buchhaltung. Gerade bei Warenwerten von beispielsweise 25.000 € solltest du Inventurdifferenzen, Preisänderungen und beschädigte Bestände getrennt dokumentieren.

Das Grundgerüst deckt 100 Artikelzeilen ab. Wenn dein Sortiment wächst, kannst du die Stammdaten und operativen Bereiche erweitern, musst aber alle Nachschlagebereiche und Auswertungen gemeinsam anpassen. Der derzeitige SVERWEIS greift im Lagerbestand auf Stammdaten A5:H14 zu; zusätzliche Artikel außerhalb dieses Bereichs werden deshalb nicht automatisch berücksichtigt.

Bewegungsjournal ergänzen

Für eine belastbare Historie empfiehlt sich ein fünftes Blatt mit Datum, Artikelnummer, Belegnummer, Bewegungsart, Menge und Einzelpreis. Mit SUMMEWENN lassen sich Zugänge und Abgänge je Artikel aggregieren; für komplexere Kriterien ist SUMMEWENNS geeigneter. So könnten 30 Wareneingänge und 120 Ausgänge pro Monat nachvollziehbar bleiben.

Auswertung erweitern

• Ergänze Lieferzeiten und Bestelllose im Stammdatenblatt, wenn der Bestellbedarf nicht nur bis zum Zielbestand reichen soll.
• Nutze eine Pivot-Auswertung für Bestandswert je Lieferant, Kategorie oder Lagerort.
• Verknüpfe eine Bestellliste über FILTER oder eine manuelle Statusauswahl, sofern deine Excel-Version diese Funktion unterstützt.
• Übertrage die Übersicht monatlich als PDF und bewahre die Datei mit einem eindeutigen Standdatum auf.

Für die Übergabe an Einkauf oder Geschäftsführung sollte die Auswertung mindestens Artikelnummer, Lieferant, aktueller Bestand, Mindestbestand, Bestellbedarf und Netto-Bestandswert enthalten. Für den Steuerberater exportierst du zusätzlich Inventurlisten und dokumentierst Preisquelle, Zähltermin sowie Korrekturen.