Mietverwaltung Excel Vorlage kostenlos

1. Öffne das Tabellenblatt Anleitung und lies die Hinweise zu Eingabefeldern, Formelfeldern und Datumsformaten.
2. Erfasse im Blatt Mietobjekte ab Zeile 2 jede Wohnung mit einer eindeutigen Mietvertragsnummer, zum Beispiel MV-2026-001.
3. Trage Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und Stellplatz ein. Die Spalte Sollmiete gesamt wird automatisch mit SUMME berechnet.
4. Erfasse im Blatt Zahlungseingänge für jeden Zahlungsvorgang eine eigene Zeile mit Zahlungsdatum, Mietvertragsnummer, Zahlungsmonat und Zahlungseingang.
5. Wähle die Vertragsnummer in Spalte B aus der Auswahlliste und nutze in Spalte J eine der vorgesehenen Zahlungsarten: Überweisung, Dauerauftrag, SEPA-Lastschrift oder Barzahlung.
6. Prüfe die automatisch gefüllten Spalten für Mieter, Objektadresse, Sollbetrag, Abweichung und Zahlungsstatus. Formelfelder dürfen nicht überschrieben werden.
7. Öffne am Monatsende das Dashboard und kontrolliere offene Beträge, Zahlungsquote sowie die Aufteilung in Bezahlt, Teilzahlung und Überzahlung.

Eine kleine Hausverwaltung beginnt den Monat im Blatt Mietobjekte. Dort prüfst du zunächst, ob für jedes aktive Wohnraummietverhältnis eine eindeutige Vertragsnummer, der richtige Mieter und die aktuelle Sollmiete eingetragen sind. Die Vorlage stellt dafür die Spalten Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Stellplatz und Sollmiete gesamt bereit.

Stammdaten zuerst sauber erfassen

Für drei Beispielverträge ergeben sich 1.250,00 €, 1.430,00 € und 1.120,00 € monatliche Sollmiete. Die Formel in Spalte M addiert die Bestandteile automatisch; bei MV-2026-001 sind das 980,00 € Kaltmiete, 210,00 € Nebenkostenvorauszahlung und 60,00 € Stellplatz.

Zahlungen täglich oder wöchentlich buchen

Im Blatt Zahlungseingänge erfasst du je Bankumsatz eine eigene Zeile. In Spalte B wählst du die Vertragsnummer aus der verknüpften Liste; SVERWEIS übernimmt Mieter, Adresse und Sollbetrag. Abbildung 1 zeigt die Vertragsdaten in Mietobjekte, Abbildung 2 die Zahlungserfassung mit Zahlungsdatum, Zahlungsmonat, Zahlungsart und Bemerkung.

Eine Zahlung von 900,00 € bei einem Sollbetrag von 1.120,00 € erzeugt eine Abweichung von -220,00 € und den Status Teilzahlung. Das Dashboard zählt solche Vorgänge separat und zeigt zusätzlich Zahlungseingänge, offene Beträge und die Zahlungsquote.

In Schulungen sehe ich am häufigsten falsch geschriebene Vertragsnummern und überschriebenen Formeln. Schon ein zusätzlicher Buchstabe verhindert die Zuordnung: Dann bleiben Mieter, Adresse und Sollbetrag leer, obwohl der Bankumsatz korrekt eingetragen wurde. Nutze deshalb die Auswahlliste in B2:B101 statt die Nummer frei einzutippen.

Teilzahlung nicht als vollständig markieren

Bei 1.120,00 € Sollmiete und 900,00 € Zahlung beträgt der Rückstand 220,00 €. Trägst du versehentlich 1.120,00 € als Zahlung ein, zeigt die Datei Bezahlt und der offene Gesamtbetrag sinkt um 220,00 €, obwohl das Geld nicht eingegangen ist.

Überzahlungen separat prüfen

Eine Zahlung von 1.350,00 € auf 1.305,00 € Sollbetrag ergibt 45,00 € Überzahlung. Die Vorlage kennzeichnet diesen Fall, ersetzt aber keine Klärung mit dem Mieter: Der Mehrbetrag kann eine Nachzahlung, eine Vorauszahlung oder eine Fehlbuchung sein.

Vermeide außerdem doppelte Zeilen für denselben Kontoauszug. Bei 20 Mietern und drei Monaten entstehen bereits 60 Zahlungsvorgänge; eine Doppelbuchung von 1.200,00 € verändert die Zahlungsquote und den offenen Betrag unmittelbar. Abbildung 3 zeigt im Dashboard die Statusauswertung, Abbildung 4 das Dashboard mit den zentralen Kennzahlen.

Die Datei bildet operative Mietdaten ab, keine vollständige Finanzbuchhaltung. Bei Wohnraumvermietung wird nach dem Hinweisblatt keine USt automatisch aufgeschlagen; die tatsächliche umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nach der konkreten Vermietung. Für eine steuerliche Auswertung müssen Einnahmen und abzugsfähige Kosten getrennt dokumentiert werden.

Kaution nicht mit Miete verwechseln

Die Spalte Kaution erfasst beispielsweise 2.940,00 € bei MV-2026-001. Dieser Betrag ist in der Vorlage ein Vertragsstammdatum und wird nicht zur monatlichen Sollmiete addiert. Bei 50 Mietverhältnissen mit durchschnittlich 2.500,00 € Kaution wären 125.000,00 € Kautionsdaten zu verwalten, ohne dass daraus automatisch ein Mieterlös entsteht.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die Aufbewahrungsvorschriften des § 147 AO; je nach Dokument sind sechs oder zehn Jahre maßgeblich. Die Excel-Datei sollte deshalb nicht die einzige Dokumentation sein. Bankauszüge, Mietverträge und Belege müssen zusammen mit den Buchungen nachvollziehbar abgelegt werden.

Das Dashboard verwendet vorbereitete Bereiche bis Zeile 101. Es enthält keine automatische Buchung nach SKR03 oder SKR04, keine Betriebskostenabrechnung und keine Prüfung von Mietminderungen, Indexmieten oder gesetzlichen Fristen.

Wenn dein Bestand wächst, kannst du die vorbereiteten Zeilen systematisch nutzen, ohne die Berechnungslogik zu verändern. Das Blatt Mietobjekte reicht von Zeile 2 bis 101, ebenso Zahlungseingänge. Bei mehr als 100 Datensätzen solltest du die Formeln und Dashboard-Bezüge kontrolliert erweitern, bevor du neue Zeilen außerhalb des Bereichs anlegst.

Zusätzliche Auswertungen anlegen

• Ergänze ein Blatt für Kosten und verknüpfe es über die Mietvertragsnummer mit Mietobjekte.
• Nutze SUMMEWENN, um Zahlungseingänge je Objektadresse oder Vermieter zusammenzufassen.
• Verwende ZÄHLENWENN, um offene, bezahlte und überzahlte Vorgänge je Bestand zu zählen.
• Baue für größere Datenmengen eine Pivot-Auswertung nach Zahlungsmonat, Ort und Zahlungsart.

Übergabe vorbereiten

Vor der Übergabe an Eigentümer oder Buchhaltung prüfst du zuerst die Vertragsnummern, anschließend die Summen der Zahlungseingänge und zuletzt die offenen Beträge. Bei einem Monatsbestand von 30 Mietern sollte die Summe der Sollbeträge mit den erwarteten Bankumsätzen abgeglichen werden; eine Differenz von 600,00 € muss als Rückstand, Überzahlung oder fehlende Buchung erklärbar sein.

Die vorhandenen Diagramme greifen auf Mietobjekte und Dashboard zu. Ändere daher keine Quellspalten, ohne die Diagrammbezüge anzupassen. Für eine professionelle Weiterverarbeitung exportierst du zusätzlich eine unveränderte Sicherungskopie des Monatsstands.