Lieferschein Excel Vorlage kostenlos

1. Datenbasis pflegen: Öffne das Tabellenblatt Datenbasis und ergänze Artikel ab Zeile 5 sowie Kunden und Lieferarten in den vorbereiteten Bereichen bis Zeile 104. Artikel- und Kundennummern müssen eindeutig sein.
2. Kopfbereich ausfüllen: Trage im Tabellenblatt Lieferschein Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bestellnummer, Bearbeiter, Lieferart und Zahlungsbedingung in die gelb markierten Felder ein.
3. Empfänger auswählen: Wähle in G9 eine Kundennummer. Kundenname, Ansprechpartner, Straße, PLZ und Ort werden aus der Datenbasis übernommen.
4. Positionen erfassen: Wähle ab B18 die Artikelnummer. Bezeichnung, Variante und Einheit erscheinen automatisch; bestellte Menge kommt in Spalte F, gelieferte Menge in Spalte G.
5. Lieferstatus prüfen: Spalte H berechnet die Restmenge mit MAX aus bestellter und gelieferter Menge. Spalte I kennzeichnet die Position als vollständig, teilweise oder nicht geliefert.
6. Dokument prüfen: Kontrolliere Empfänger, Lieferdatum, Artikel, Mengen und Bemerkungen. Nutze die Druckansicht und speichere eine unveränderte Kopie des ausgegebenen Lieferscheins.
7. Übersicht aktualisieren: Übertrage Lieferscheinnummer, Datum, Kunde, Artikel, Mengen und Bearbeiter in die Übersicht, damit Kennzahlen und Diagramm die Lieferkontrolle berücksichtigen.

Julia Neumann bearbeitet in einem Berliner Handelsbetrieb täglich die ausgehenden Lieferungen. Sie öffnet zuerst das Tabellenblatt Lieferschein und trägt im Kopfbereich die Nummer LS-2026-1009, das Lieferdatum 30.09.2026, die Bestellnummer BE-2026-7421 sowie Bearbeiterin und Lieferart ein. Die gelben Zellen sind Eingabefelder; türkise, blaue und weiße Bereiche enthalten Überschriften oder Berechnungen.

Empfänger und Lieferweg auswählen

In G9 wählt Julia K-1002. Über SVERWEIS werden Münchner Office Solutions, Andrea Bauer, Leopoldstraße 44, 80802 München und das Land Deutschland aus Datenbasis übernommen. Die Kundenauswahl reicht technisch von H5:H104; ein neuer Kunde muss deshalb innerhalb dieses vorbereiteten Bereichs eingetragen werden.

Positionen kontrollieren

In B18 wählt Julia ART-1002. Die Vorlage übernimmt Schreibtisch, Variante 160 × 80 cm und die Einheit Stück. Bei 6 bestellten und 4 gelieferten Stück errechnet H18 eine Restmenge von 2; I18 zeigt Teillieferung. Wird in G18 eine 6 eingetragen, lautet der Status Vollständig.

Nach der Mengenprüfung ergänzt Julia in Spalte J eine Bemerkung und kontrolliert die 25 Positionszeilen von 18 bis 42. Der automatische Status ist für die Versandkontrolle präziser als eine freie Textnotiz. Bei mehr als 25 Positionen muss der Vorgang auf mehrere Lieferscheine aufgeteilt werden, weil die Vorlage dafür keine weiteren Positionszeilen vorbereitet.

In Schulungen sehe ich regelmäßig, dass Mitarbeitende bestellte und gelieferte Menge vertauschen. Die bestellte Menge gehört in Spalte F, die tatsächlich versendete Menge in G. Werden bei einer Bestellung über 20 Stück versehentlich 20 in G eingetragen, meldet die Datei eine vollständige Lieferung, obwohl vielleicht nur 12 Stück das Lager verlassen haben.

Eindeutige Stammdaten sind entscheidend

Artikelnummern und Kundennummern dürfen in der Datenbasis nicht doppelt vorkommen. SVERWEIS liefert sonst den ersten passenden Datensatz. Stehen ART-1001 und ART-1001 zweimal in A5:A104, kann die Bezeichnung zur falschen Variante gehören. Bei 100 Lieferpositionen kann ein einziger solcher Fehler mehrere Stunden Nachprüfung verursachen.

Null und leere Felder unterscheiden

Eine leere gelieferte Menge ist nicht dasselbe wie eine bewusst eingetragene 0. Die Statusformel behandelt G18=0 als Nicht geliefert. Für eine Teillieferung von 4 aus 6 muss daher tatsächlich 4 in G18 stehen; 0 dokumentiert dagegen, dass kein Stück versendet wurde.

Ein weiterer Praxisfehler ist das Überschreiben der Formeln in A, C, D, E, H und I. Diese Spalten enthalten automatische Ausgaben. Gelbe Eingabefelder sind sicherer: Wird eine Formel dennoch gelöscht, kopierst du sie aus der benachbarten Positionszeile und prüfst anschließend die Bezüge. Für Nachlieferungen sollte ein neuer, nachvollziehbarer Lieferschein mit eigener Nummer erstellt werden.

Ein Lieferschein ist kein Ersatz für eine Rechnung. Für Rechnungen gelten nach § 14 UStG unter anderem Name und Anschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Diese Vorlage führt Steuernummer und USt-IdNr. im Absenderbereich sowie Standardpreis netto und USt-Satz in der Datenbasis, berechnet aber keinen Rechnungsbetrag. Für die Fakturierung brauchst du deshalb eine separate Rechnungsvorlage oder Buchhaltungssoftware.

Liefernachweis sauber führen

Der Lieferschein sollte die tatsächlich übergebene Menge und das Lieferdatum dokumentieren. Bei 10 bestellten und 7 gelieferten Monitoren muss die Restmenge 3 nachvollziehbar bleiben. Die Vorlage kennzeichnet diesen Fall als Teillieferung; eine spätere Nachlieferung darf nicht stillschweigend in der alten Datei überschrieben werden.

Handelsrechtlich verlangt § 238 HGB eine geordnete Buchführung für Kaufleute. Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO; je nach Unterlage gelten 6 oder 10 Jahre. Eine bearbeitbare Excel-Datei allein beweist nicht, dass Änderungen unveränderbar dokumentiert sind. Speichere daher die ausgegebene Fassung als PDF und bewahre die zugehörigen Belege nach dem betrieblichen Archivkonzept auf.

Datenschutz bei Kundendaten

Namen, Ansprechpartner und Anschriften sind personenbezogene Daten. Für die Verarbeitung brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und angemessene Zugriffsmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Versende den Lieferschein mit Kundendaten nicht ungeschützt an einen falschen Empfänger; eine Datenpanne kann nach Art. 33 DSGVO innerhalb von 72 Stunden meldepflichtig sein.

Für einen Betrieb mit regelmäßig mehr als 100 Lieferpositionen pro Monat lohnt sich eine zusätzliche Archivstruktur. Die Übersicht besitzt bereits 100 vorbereitete Zeilen von 14 bis 113; dort können Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Kunde, Artikel, Mengen, Liefergrad, Status und Bearbeiter dokumentiert werden. Für größere Datenmengen solltest du die Erfassung in eine echte Excel-Tabelle umwandeln und den Auswertungsbereich kontrolliert erweitern.

Auswertung nach Kunde und Artikel

Mit SUMMEWENN lässt sich beispielsweise die gelieferte Menge eines Artikels summieren. Für eine belastbare Monatsauswertung ergänzt du eine Datumsspalte oder arbeitest mit einer Pivot-Auswertung. Die vorhandene Übersicht nutzt bereits ZÄHLENWENN für vollständige, teilweise und nicht gelieferte Positionen sowie MITTELWERT für den durchschnittlichen Liefergrad.

• Ergänze eine Spalte Lagerort, wenn mehrere Versandplätze existieren.
• Füge eine Spalte Chargennummer hinzu, wenn Rückverfolgbarkeit erforderlich ist.
• Nutze eine eigene Archivdatei pro Monat, statt erledigte Formeln im Arbeitsblatt zu überschreiben.
• Schütze Formelzellen und lasse nur gelbe Eingabefelder bearbeiten.

Für die Übergabe an die Buchhaltung kannst du Lieferscheinnummer, Datum, Kundennummer und Mengen in eine separate Exporttabelle kopieren. Preise und der 19-prozentige USt-Regelsatz aus der Datenbasis sind dabei nicht automatisch eine steuerliche Abrechnung. Für Rechnungen, Vorsteuerabzug und die Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen die Belege vollständig und fachlich korrekt weiterverarbeitet werden.