Mit Datum und Uhrzeit rechnen in Excel: Tage, Stunden und Fristen berechnen

Wie viele Tage liegen zwischen Auftrag und Lieferung? Wie viele Arbeitstage hat ein Projekt? Und wie addierst du die Stunden aus einem Stundenzettel zu einer korrekten Wochensumme? Excel rechnet mit Datum und Uhrzeit erstaunlich einfach, wenn du ein paar Grundlagen verstanden hast. In diesem Ratgeber zeige ich dir Schritt fuer Schritt, wie du die haeufigsten Aufgaben loest, ohne dass du dafuer ein Mathe-Genie sein musst.

Der Trick: Excel speichert jedes Datum als fortlaufende Zahl. Der 01.01.1900 ist die Zahl 1, jeder weitere Tag eins mehr. Der 30.06.2026 ist intern zum Beispiel die Zahl 46203. Uhrzeiten sind Bruchteile eines Tages, eine Stunde entspricht also dem Wert 1/24. Deshalb kannst du Daten ganz normal voneinander abziehen und addieren, als waeren es gewoehnliche Zahlen. Wenn du diesen einen Gedanken verinnerlichst, wird fast jede Datumsrechnung logisch.

Schritt 1: Differenz zwischen zwei Daten berechnen

Die einfachste Rechnung ist die Subtraktion. Steht ein Startdatum in A2 und ein Enddatum in B2, liefert dir =B2-A2 die Anzahl der Tage dazwischen. Wichtig ist, dass beide Zellen wirklich als Datum erkannt werden und rechtsbuendig stehen. Stehen die Werte linksbuendig, hat Excel sie als Text interpretiert und rechnet nicht damit.

1. Trage das Startdatum im Format TT.MM.JJJJ in A2 ein, zum Beispiel 02.03.2026.
2. Trage das Enddatum in B2 ein, zum Beispiel 31.03.2026.
3. Schreibe in C2 die Formel =B2-A2 und bestaetige mit Enter.
4. Falls ein Datum statt einer Zahl erscheint, stelle das Zellformat auf Standard um.

Ein typischer Anwendungsfall aus dem Buero: Du moechtest die Lieferzeit eines Auftrags messen. Steht das Bestelldatum in A2 und das Wareneingangsdatum in B2, sagt dir =B2-A2 sofort, wie viele Kalendertage vergangen sind. Diese Differenz kannst du dann ueber viele Auftraege mitteln, um eine durchschnittliche Lieferzeit zu bekommen.

Schritt 2: Tage, Monate und Jahre mit DATEDIF

Brauchst du nicht nur Tage, sondern auch volle Monate oder Jahre, hilft DATEDIF. Das dritte Argument legt die Einheit fest: =DATEDIF(A2,B2,"d") fuer Tage, =DATEDIF(A2,B2,"m") fuer volle Monate und =DATEDIF(A2,B2,"y") fuer volle Jahre. Diese Funktion ist ideal, um zum Beispiel ein Alter oder eine Betriebszugehoerigkeit zu berechnen.

DATEDIF kann noch mehr: Mit der Einheit „ym“ bekommst du die uebrigen Monate nach Abzug der vollen Jahre, mit „md“ die uebrigen Tage. So setzt du ein Alter sauber zusammen, etwa „34 Jahre, 5 Monate und 12 Tage“. Praktisch ist auch der Vergleich gegen das heutige Datum: =DATEDIF(A2,TODAY(),"y") liefert dir das aktuelle Alter einer Person, deren Geburtsdatum in A2 steht, und aktualisiert sich automatisch.

Schritt 3: Nur Arbeitstage zaehlen mit NETWORKDAYS

Wochenenden sollen oft nicht mitzaehlen, etwa bei Lieferfristen oder Projektlaufzeiten. Dafuer gibt es NETWORKDAYS. Die Formel =NETWORKDAYS(A2,B2) zaehlt alle Tage von Montag bis Freitag. Feiertage kannst du als dritten Bereich ergaenzen, etwa =NETWORKDAYS(A2,B2,D2:D12), dann werden auch diese abgezogen. So bekommst du eine realistische Anzahl an tatsaechlichen Arbeitstagen.

In Deutschland unterscheiden sich die Feiertage je nach Bundesland. Lege dir am besten eine kleine Spalte mit den fuer dich relevanten Feiertagen an und beziehe dich in der Formel darauf. Wenn du umgekehrt von einem Startdatum aus eine bestimmte Zahl Arbeitstage in die Zukunft springen willst, nutzt du WORKDAY: =WORKDAY(A2,10) gibt dir das Datum zehn Arbeitstage nach A2. Das ist Gold wert, wenn du etwa ein Lieferziel berechnen musst, das nur Werktage zaehlt.

Schritt 4: Mit Uhrzeiten rechnen

Uhrzeiten funktionieren aehnlich wie Daten. 12:00 Uhr ist intern der Wert 0,5, also ein halber Tag, und 06:00 Uhr ist 0,25. Mit =B2-A2 berechnest du die Dauer zwischen Anfang und Ende einer Schicht. Damit Summen ueber 24 Stunden korrekt erscheinen, brauchst du das Format mit eckigen Klammern fuer Stunden, also [h]:mm. Sonst springt die Anzeige bei mehr als einem Tag wieder auf null zurueck und du wunderst dich ueber zu niedrige Werte.

Genau so eine Aufstellung brauchst du fuer die Zeiterfassung. Eine fertige Stundenzettel-Vorlage oder die Arbeitszeiterfassung nehmen dir die Formatierung komplett ab.

Schritt 5: Pausen abziehen und Stunden in Geld umrechnen

In der Praxis musst du fast immer die Pause abziehen. Steht der Beginn in B2, das Ende in C2 und die Pause in Minuten in D2, rechnest du die reine Arbeitszeit mit =(C2-B2)-D2/1440. Die 1440 sind die Minuten eines Tages, du wandelst die Pausenminuten also in einen Tagesbruchteil um, bevor du sie abziehst.

Willst du aus der Arbeitszeit einen Lohn berechnen, musst du die Uhrzeit erst in eine echte Stundenzahl verwandeln. Multipliziere die Dauer mit 24: =(C2-B2)*24 ergibt zum Beispiel 8,5 fuer achteinhalb Stunden. Diese Zahl multiplizierst du mit dem Stundensatz, etwa =(C2-B2)*24*E2, wenn in E2 dein Satz pro Stunde steht. Auf einen Wochenwert kommst du dann mit einer normalen Summe ueber die Tageswerte.

Schritt 6: Aktuelles Datum und Fristen ueberwachen

Oft willst du wissen, wie viele Tage bis zu einer Frist bleiben. Mit =A2-TODAY() rechnest du, wie viele Tage ein Faelligkeitsdatum in der Zukunft liegt. Ist das Ergebnis negativ, ist die Frist bereits verstrichen. So baust du dir eine einfache Faelligkeitsuebersicht, die sich jeden Tag von selbst aktualisiert.

Noch komfortabler wird es mit einer kleinen Ampel-Logik. Mit =IF(A2-TODAY()<0,"ueberfaellig",IF(A2-TODAY()<=7,"bald faellig","im Plan")) bekommst du je nach Restzeit einen klaren Hinweistext. Kombiniert mit einer bedingten Formatierung faerbst du ueberfaellige Zeilen automatisch rot ein und siehst auf einen Blick, wo es brennt.

Haeufige Fehler

• Das Datum als Text eingeben. Dann rechnet Excel nicht. Achte darauf, dass die Zelle rechtsbuendig steht.
• Bei Stundensummen das normale Uhrzeitformat lassen. Ueber 24 Stunden springt die Anzeige sonst zurueck auf null.
• DATEDIF mit vertauschten Daten nutzen. Das Startdatum muss immer vor dem Enddatum liegen, sonst gibt Excel einen Fehler aus.
• Feiertage bei NETWORKDAYS vergessen, wenn sie fuer dein Bundesland relevant sind.
• Pausen direkt in Minuten von einer Uhrzeit abziehen, ohne durch 1440 zu teilen. Dann stimmt das Ergebnis nicht.

Haeufige Fragen

Wie bekomme ich das heutige Datum automatisch?

Nutze =TODAY() fuer das aktuelle Datum oder =NOW() fuer Datum und Uhrzeit. Beide aktualisieren sich automatisch beim Oeffnen der Datei und bei jeder Neuberechnung. Willst du dagegen ein festes Datum einsetzen, das sich nicht mehr aendert, druecke Strg und den Punkt, dann traegt Excel das heutige Datum als festen Wert ein.

Warum zeigt meine Datumssubtraktion ein Datum statt einer Zahl?

Excel hat das Ergebnisformat geerbt. Stelle die Zelle einfach auf Standard oder Zahl um, dann erscheint die korrekte Anzahl der Tage. Das passiert oft, wenn die Ausgangszellen als Datum formatiert waren, weil Excel das Format auf das Ergebnis uebertraegt.

Wie rechne ich eine Dauer in Minuten um?

Multipliziere die Differenz mit 1440, der Anzahl der Minuten pro Tag: =(B2-A2)*1440. Fuer Stunden multiplizierst du entsprechend mit 24, fuer Sekunden mit 86400.

Kann ich Tage zu einem Datum addieren?

Ja, addiere einfach eine Zahl. =A2+30 ergibt das Datum 30 Tage spaeter. Fuer ganze Monate nutzt du besser =EDATE(A2,3), damit verschiebst du das Datum sauber um drei Monate, ohne dich um unterschiedlich lange Monate kuemmern zu muessen.

Wie zaehle ich, an wie vielen Tagen in einer Liste gearbeitet wurde?

Wenn in einer Spalte die Arbeitsdauer steht und leere Zellen freie Tage bedeuten, zaehlst du die gefuellten Tage mit =COUNT(B2:B32). So bekommst du schnell die Zahl der tatsaechlich erfassten Arbeitstage in einem Monat.