Druckbereich einrichten in Excel und sauber ausdrucken

Du druckst eine Tabelle aus und die Haelfte ist abgeschnitten oder auf vier Seiten verteilt? Das kennt fast jeder, und es muss nicht sein. Mit dem Druckbereich und ein paar gezielten Einstellungen bekommst du ein sauberes Ergebnis, das genau so aussieht, wie du es haben willst, statt eines unleserlichen Zettelchaos. Der haeufigste Grund fuer einen verkorksten Ausdruck ist naemlich nicht Excel selbst, sondern eine fehlende Vorbereitung: Excel druckt im Zweifel einfach alles, was es findet, und teilt es so auf, wie es ihm gerade passt.

In diesem Ratgeber zeige ich dir Schritt fuer Schritt, wie du den Druckbereich festlegst, breite Tabellen auf eine Seite bringst und dafuer sorgst, dass die Ueberschriften auf jeder Seite erscheinen. So sparst du Papier und Nerven. Du brauchst dafuer kein Profi zu sein, alle Einstellungen findest du im Reiter Seitenlayout und in der Druckvorschau. Ich erklaere dir auch, warum du bestimmte Optionen waehlst und nicht nur, wo sie liegen, damit du beim naechsten Mal selbst entscheiden kannst.

Warum ein Druckbereich ueberhaupt sinnvoll ist

Stell dir vor, du fuehrst eine Arbeitsmappe mit deinen Ausgaben. Daneben hast du noch ein paar Hilfsspalten fuer Notizen, vielleicht eine kleine Berechnung am Rand und unten drunter eine zweite Tabelle. Wenn du jetzt einfach auf Drucken klickst, landet all das mit auf dem Papier, auch wenn du eigentlich nur die saubere Uebersicht oben links brauchst. Der Druckbereich loest genau dieses Problem: Du sagst Excel ein einziges Mal, welcher Ausschnitt gedruckt werden soll, und ab dann haelt sich das Programm daran.

Das ist besonders praktisch, wenn du dasselbe Blatt regelmaessig ausdruckst, etwa eine monatliche Abrechnung. Du legst den Bereich einmal fest, speicherst die Datei und musst dich danach nie wieder darum kuemmern. Auch wenn du die Datei an Kollegen weitergibst, bleibt die Einstellung erhalten, sodass alle dasselbe ordentliche Ergebnis bekommen.

Schritt 1: Den Druckbereich festlegen

1. Markiere den Bereich, den du drucken willst, zum Beispiel A1 bis E20.
2. Gehe im Menueband auf den Reiter Seitenlayout.
3. Klicke auf Druckbereich und dann auf Druckbereich festlegen.
4. Pruefe in der Vorschau, ob wirklich nur dieser Bereich gedruckt wird.

Ab jetzt druckt Excel nur noch diesen Bereich, auch wenn daneben noch Hilfsspalten oder Notizen stehen. Das ist besonders praktisch, wenn du eine grosse Arbeitsmappe hast, aber nur einen Teil davon auf Papier brauchst. Moechtest du den Bereich spaeter erweitern, markierst du einfach den neuen, groesseren Ausschnitt und waehlst erneut Druckbereich festlegen. Alternativ kannst du mit Zum Druckbereich hinzufuegen weitere Zellen ergaenzen, ohne von vorne zu beginnen.

Schritt 2: Die Seitenansicht nutzen

Bevor du druckst, schau dir die Vorschau an. Druecke Strg und P oder gehe ueber Datei auf Drucken. In der Vorschau siehst du genau, wie viele Seiten gebraucht werden und ob etwas abgeschnitten wird. So vermeidest du Fehldrucke und kannst vorher noch nachjustieren. Achte rechts unten auf die Anzeige der Seitenzahl: Steht dort ploetzlich Seite 1 von 5, obwohl du nur eine kurze Liste hast, ist meist die Breite das Problem und nicht die Hoehe.

Praktisch ist auch die Ansicht Umbruchvorschau, die du ueber den Reiter Ansicht erreichst. Dort siehst du die Seitengrenzen als blaue Linien und kannst sie sogar mit der Maus verschieben. So zwingst du Excel ganz gezielt, eine bestimmte Spalte noch auf die erste Seite zu nehmen, statt sie allein auf die naechste rutschen zu lassen. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, wenn du nicht verstehst, warum eine einzelne Spalte ploetzlich auf einer zweiten Seite landet. Meistens ist die Tabelle nur wenige Millimeter zu breit, und du loest das Problem, indem du eine Spalte etwas schmaler ziehst oder die Raender verkleinerst.

Schritt 3: Breite Tabellen skalieren

Passt deine Tabelle nicht auf die Breite einer Seite, hilft die Skalierung. Stelle unter Seitenlayout die Option Breite auf eine Seite ein. So verkleinert Excel die Tabelle automatisch, bis alle Spalten nebeneinander passen. Achte nur darauf, die Schrift nicht zu klein werden zu lassen, sonst kann niemand das Ergebnis mehr lesen. Als Faustregel gilt: Unter etwa 70 Prozent Verkleinerung wird es auf Papier schnell anstrengend zu lesen. Ist deine Tabelle so breit, dass nur eine starke Verkleinerung hilft, ueberlege lieber, ob du einzelne Spalten schmaler machst oder unwichtige Spalten ausblendest.

Schritt 4: Ueberschriften auf jeder Seite drucken

Bei langen Listen soll die Kopfzeile auf jeder Seite erscheinen, damit man auch auf Seite drei noch weiss, was in welcher Spalte steht. Gehe dafuer auf Seitenlayout und dann auf Drucktitel. Waehle bei Wiederholungszeilen oben die Zeile mit deinen Ueberschriften aus. So wird sie automatisch auf jeder gedruckten Seite wiederholt. Hast du auch eine wichtige Spalte ganz links, etwa mit Namen, kannst du im selben Fenster zusaetzlich Wiederholungsspalten links angeben, damit diese Spalte ebenfalls auf jeder Seite mitgedruckt wird.

So eine Liste druckst du oft direkt aus einer Kassenbuch-Vorlage oder einer Spesenabrechnung fuer Reisen aus.

Schritt 5: Kopf- und Fusszeile ergaenzen

Fuer ein professionelles Ergebnis lohnt sich eine Kopf- und Fusszeile. Dort kannst du den Titel, das aktuelle Datum und die Seitenzahl unterbringen. Gehe ueber Seitenlayout in die Kopf- und Fusszeile und fuege die gewuenschten Elemente ein. Gerade bei mehrseitigen Ausdrucken hilft die Seitenzahl, die Reihenfolge zu behalten. Praktisch ist auch das Feld fuer den Dateinamen, damit du spaeter nachvollziehen kannst, aus welcher Datei ein Ausdruck stammt.

Schritt 6: Druckqualitaet und Farben pruefen

Bevor der Drucker laeuft, lohnt ein Blick auf zwei Details, die oft uebersehen werden. Erstens die Gitternetzlinien: Standardmaessig werden sie nicht mitgedruckt, was Tabellen schnell unuebersichtlich macht. Setze unter Seitenlayout bei Gitternetzlinien das Haeckchen bei Drucken, dann bekommt jede Zelle eine sichtbare Begrenzung. Zweitens die Farben: Wenn du auf einem Schwarzweissdrucker druckst, koennen farbige Hervorhebungen zu grauem Matsch werden. In so einem Fall hilft die Option Schwarzweiss in den Seiteneinstellungen, damit alles als klarer Kontrast erscheint.

Haeufige Fehler

• Den Druckbereich vergessen und die ganze Tabelle inklusive leerer Hilfsspalten drucken.
• Die Skalierung zu klein einstellen, sodass die Schrift unleserlich wird.
• Keine Wiederholungszeile setzen, sodass ab Seite zwei die Ueberschriften fehlen.
• Die Seitenraender zu gross lassen, wodurch die letzte Spalte auf eine eigene Seite rutscht.
• Vergessen, vor dem Druck die Vorschau zu pruefen, und sich dann ueber Fehldrucke aergern.

Haeufige Fragen

Wie aendere ich den Druckbereich nachtraeglich?

Markiere den neuen Bereich und waehle wieder Druckbereich festlegen. Mit Druckbereich aufheben loeschst du ihn ganz.

Warum erscheinen gestrichelte Linien in meiner Tabelle?

Das sind die Seitenumbrueche aus der Druckvorschau. Sie zeigen dir, wo eine neue Seite beginnt.

Kann ich mehrere Bereiche gleichzeitig drucken?

Ja, halte beim Markieren die Strg-Taste gedrueckt. Excel druckt dann jeden Bereich auf einer eigenen Seite.

Wie bekomme ich Seitenzahlen aufs Blatt?

Oeffne ueber Seitenlayout die Kopf- und Fusszeile und fuege dort das Element Seitenzahl ein.

Kann ich nur die markierten Zellen drucken, ohne einen Druckbereich festzulegen?

Ja, waehle im Druckdialog unter Einstellungen die Option Auswahl drucken. Dann druckt Excel einmalig nur die gerade markierten Zellen, ohne die Einstellung dauerhaft zu speichern.

Warum passt meine Tabelle in der Vorschau nicht aufs Blatt, obwohl sie kurz ist?

Meist liegt es an einer einzelnen sehr breiten Spalte oder an versehentlich gefuellten Zellen weit rechts. Pruefe in der Umbruchvorschau, wo die Seitengrenze verlaeuft, und loesche oder verschmaelere die stoerende Spalte, dann passt alles wieder.