Bestellliste Excel - Kostenlose Vorlage

1. Trage auf dem Blatt Bestellungen jede Bestellung als eigene Zeile ein. Bestell-Nr., Lieferant, Artikel und Kategorie bilden den sauberen Stammsatz.
2. Pflege Menge, Einzelpreis und USt-Satz. So werden Netto-, USt- und Brutto-Beträge in der Tabelle nachvollziehbar getrennt.
3. Setze Lieferdatum, Status und Bezahlt? so, dass du offene Bestellungen in Sekunden erkennst. Das ist bei 30 oder mehr Vorgängen pro Woche besonders hilfreich.
4. Nutze das Zahlungsziel in Tagen, um Fälligkeiten abzugleichen. Bei 14 Tagen Zahlungsziel kannst du früh gegensteuern, bevor der Termin kippt.
5. Wechsle ins Blatt Auswertung und prüfe Summen, offene Beträge und Diagramme. Dort siehst du auf einen Blick, ob sich ein Lieferant oder eine Kategorie häuft.
6. Lies im Blatt Anleitung nach, wenn du neue Spalten ergänzen oder die Datei an euren Einkaufsprozess anpassen willst.

Die Vorlage passt gut für Einkauf, Assistenz, Lager und kleine GmbH-Teams, die ohne ERP-System arbeiten. Wenn du pro Monat 80 Bestellungen mit einem Durchschnitt von 240,00 € netto bearbeitest, landest du schon bei 19.200,00 € Einkaufsvolumen — da hilft eine saubere Liste mehr als ein E-Mail-Postfach.

Im Blatt Bestellungen erfässt du jede Position mit Bestell-Nr., Lieferant, Artikel, Menge und Einzelpreis. Die Trennung von Netto, USt und Brutto ist praktisch, wenn du innerbetriebliche Freigaben oder Budgetgrenzen kontrollierst.

Für welche Teams die Datei gedacht ist

Besonders nützlich ist sie für Disponentinnen, Office-Manager, kleine Handelsunternehmen und Freiberufler mit regelmäßigem Materialeinkauf. Bei 25 Lieferanten und 150 Positionen im Quartal verlierst du ohne Struktur schnell den Überblick über Lieferstatus und offene Posten.

Was du im Blatt direkt prüfen kannst

Lieferdatum, Status, Zahlung fällig und Bezahlt? geben dir einen operativen Blick auf den Vorgang. So erkennst du sofort, ob eine Bestellung noch offen ist oder ob eine Lieferung zwar eingetroffen, aber intern noch nicht abgehakt wurde.

Die offenen Posten werden damit klarer, und parallel gehört eine übersichtliche Passwortverwaltung zur sauberen Ablage dazu.

Für den betrieblichen Einkauf ist die Trennung von Netto und Brutto nicht nur optisch sauber, sondern auch praktisch für interne Kontrollen. Mit einem USt-Satz von 19 % ergibt sich bei 1.000,00 € netto ein Bruttobetrag von 1.190,00 €; bei 7 % wären es 1.070,00 €.

Die Vorlage hilft dir, Zahlungsziele in Tagen zu dokumentieren. Wenn du etwa 14 Tage Zahlungsziel bei 40 Bestellungen im Monat hast, kannst du Fälligkeiten deutlich besser priorisieren als mit losen Rechnungsstapeln.

Warum die Trennung der Beträge wichtig ist

Netto-Beträge brauchst du für die operative Kostenkontrolle, Brutto-Beträge für die Liquiditätsplanung. Wenn du beide Werte in einer Liste führst, kannst du schneller erkennen, ob ein Monat wegen hoher Vorsteuer oder hoher Lieferantenrechnungen aus dem Ruder läuft.

Technischer Vorteil gegenüber einer simplen Liste

Eine reine Textliste ohne Beträge zwingt dich zu manueller Nachrechnung. Diese Datei macht dagegen aus jedem Datensatz einen prüfbaren Vorgang mit Zahlungsfrist, Status und Betragslogik — das spart bei 200 Zeilen pro Monat spürbar Zeit.

Ein häufiger Fehler ist die Mischung aus Bestelldatum und Lieferdatum in einer einzigen Spalte. Wenn du bei 60 Vorgängen im Monat nachträglich prüfen musst, was bestellt und was geliefert wurde, verlierst du ohne saubere Trennung viel Zeit.

Ein zweiter Klassiker ist ein uneinheitlicher Status wie „offen“, „in Arbeit“ und „erledigt“ ohne feste Logik. Besser ist eine kleine, feste Auswahl, damit du die Auswertung später zuverlässig filtern kannst.

Wenn Mengen und Preise nicht sauber gepflegt sind

Schon ein falscher Einzelpreis verschiebt den Netto-Betrag massiv: Bei 48 Stück statt 45 Stück entstehen aus 12,50 € pro Stück direkt 600,00 € statt 562,50 €. Solche Fehler fallen in einer Liste mit 100 Zeilen sonst erst auf, wenn die Monatsauswertung nicht mehr stimmt.

Warum Zahlungsstatus oft falsch gelesen wird

Bezahlt? ist nur dann hilfreich, wenn du es konsequent pflegst. Wenn dort nur gelegentlich ein Haken gesetzt wird, kannst du offene Positionen nicht mehr sicher von erledigten unterscheiden und die Auswertung verliert ihren Wert.

Wenn du mit mehreren Filialen, Niederlassungen oder Kostenstellen arbeitest, ergänze eine Spalte für Standort oder Kostenstelle. Bei 3 Standorten mit jeweils 40 Bestellungen pro Monat wird die spätere Zuordnung sonst unnötig mühsam.

Nützliche Anpassungen für den Alltag

• Ergänze eine Spalte für Bestellart, etwa Bedarf, Rahmenauftrag oder Nachbestellung.
• Füge eine interne Freigabe-Spalte hinzu, wenn Einkäufe ab 500,00 € vorab geprüft werden müssen.
• Nimm eine Spalte für Belegnummer oder Lieferscheinnummer auf, wenn du im Lager nachverfolgen willst, was angekommen ist.
• Erweitere die Auswertung um Lieferanten-Rankings, wenn du monatlich mehr als 20 aktive Partner hast.

Wann eine Erweiterung sinnvoll ist

Wenn du aus der Liste später eine einfache Einkaufssteuerung machen willst, sind zusätzliche Kennzahlen nützlich. Für kleine Unternehmen ist die Vorlage oft die bessere Wahl als ein überladenes System, solange du unter etwa 500 Positionen pro Jahr bleibst.

Für den Versand bietet sich ergänzend eine Packliste für Lieferungen an.