Angebot Excel - Kostenlose Vorlage

1. Öffne das Blatt Angebot und trage Kundendaten, Angebotsdatum und Angebotsnummer ein. So legst du die Grundlage für eine saubere Dokumentation.
2. Erfasse die Positionen mit Menge, Einzelpreis und gegebenenfalls Rabatt. Die Vorlage rechnet die Zwischensummen automatisch zusammen.
3. Pflege im Blatt Stammdaten deine Standardtexte, Artikel und Werte. Damit arbeitest du schneller und vermeidest Tippfehler.
4. Prüfe im Blatt Auswertung die Summen und Kennzahlen. So siehst du auf einen Blick, wie groß dein Angebotsvolumen ist.
5. Nutze das Blatt Anleitung, wenn du die Reihenfolge oder die Eingabefelder kurz nachschlagen willst. Das spart Rückfragen im Team.
6. Speichere das fertige Dokument als neue Datei pro Kunde. So bleibt jede Version nachvollziehbar und du überschreibst nichts versehentlich.

Das Blatt Angebot ist für den typischen Vertriebsprozess gebaut: Anfrage rein, Positionen erfassen, Preis prüfen, Datei speichern. In kleinen Unternehmen erledigt oft die Assistenz, die Buchhaltung oder der Inhaber selbst die Angebotserstellung, deshalb muss das Sheet ohne Schulung verständlich sein.

Die Vorlage trennt Eingaben und Ergebnisse sichtbar. Im Bereich mit Kundendaten und Kopfzeile steht alles, was du für die Angebotsnummer brauchst, darunter folgt die Positionstabelle mit Mengen, Einzelpreisen und Zwischensummen. Bei 12 Positionen à 4 Zeilen Arbeit sparst du gegenüber einer freien Excel-Liste schnell 10 bis 15 Minuten pro Angebot.

Für welche Rollen das sinnvoll ist

Besonders praktisch ist die Datei für Selbstständige, Agenturen, Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister und den Vertrieb im Innendienst. Wenn du regelmäßig ähnliche Leistungen anbietest, nutzt du die Stammdaten für Standardtexte und musst nicht jedes Mal dieselben Begriffe neu tippen.

Was du im Blatt siehst

Abbildung 1 zeigt ein sauber gegliedertes Arbeitsblatt mit farbigen Eingabebereichen, Kopfzeile und einer Tabelle für Positionen. Die klare Trennung zwischen Eingabe und Summe macht die Prüfung einfacher, gerade wenn mehrere Angebote am Tag rausgehen.

Die saubere Trennung zwischen Eingabe und Summe passt auch zur Quittungsvorlage, wenn aus dem Angebot später die Zahlung bestätigt werden soll.

Ein Angebot ist keine Rechnung, aber du solltest es sauber dokumentieren. Sobald aus dem Angebot später eine Rechnung wird, greifen die Pflichtangaben aus § 14 UStG für die USt: vollständiger Name und Anschrift, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Betrag der Steuer. Für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG darf im Angebot keine USt ausgewiesen werden.

Praktisch heißt das: Wenn du 10 Angebote à 2.500,00 € netto mit 19% USt kalkulierst, entsteht pro Vorgang ein Bruttopreis von 2.975,00 €. Die Vorlage hilft dir, Netto und Steuer getrennt zu halten, damit du intern sauber prüfst und später ohne Umrechnung weiterarbeiten kannst.

Wann Excel besser ist als Freitext

Für viele kleine Betriebe ist Excel die bessere Wahl als ein loses Word-Dokument, weil du Beträge direkt berechnen kannst und die Daten in Listenform vorliegen. Das ist besonders nützlich, wenn du im Jahr 80 bis 150 Angebote schreibst und später Kennzahlen für die Nachkalkulation brauchst.

Was du rechtlich im Blick behalten solltest

Wenn du mit personenbezogenen Kundendaten arbeitest, greift zusätzlich die DSGVO. Die Datei selbst ersetzt kein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO, aber sie unterstützt dich bei einer geordneten Ablage, was für Dokumentation und Nachweisführung in der Praxis wichtig ist.

Der häufigste Fehler ist, Beträge ohne klare Trennung von Netto und Brutto zu erfassen. Dann stimmt die Auswertung zwar optisch, aber nicht fachlich, und spätestens bei einer späteren Rechnung oder Nachkalkulation musst du die Werte manuell auseinanderziehen.

Falsche Rundung und uneinheitliche Formate

Ein Klassiker sind gemischte Zahlformate: einmal 10,50 €, dann 10.5 oder 10,500. In einer Datei mit 25 Positionen führt das schnell zu Differenzen von wenigen Cent, die sich bei vielen Angeboten auf mehrere Euro summieren können. Die Vorlage nutzt ein einheitliches Währungsformat, damit du nicht jedes Feld separat anpassen musst.

Zu viele Freitextfelder

Ein weiterer Fehler ist, dass jeder Benutzer andere Bezeichnungen nutzt. Wenn ein Angebot einmal als „Beratung“, einmal als „Consulting“ und einmal als „Projektarbeit“ erfasst wird, verlierst du Auswertbarkeit. Deshalb ist das Blatt Stammdaten so wichtig: Bei 30 Standardpositionen kannst du sauber vergleichen, statt später manuell zu sortieren.

Zu wenig Struktur für die Nachverfolgung

Ohne Angebotsnummer und Datum findest du nach drei Wochen nichts mehr wieder. Das ist in der Praxis teuer, weil du Rückfragen vom Kunden nicht schnell zuordnen kannst. Mit einer fortlaufenden Nummer und einem klaren Dateinamen bleibt der Vorgang auch bei 200 Angeboten im Jahr sauber auffindbar.

Für spätere Rückfragen sorgt auch eine Ratenzahlungsübersicht dafür, dass vereinbarte Teilbeträge sauber einem Angebot zugeordnet bleiben.

Die Vorlage ist bewusst schlank gebaut, damit du sie schnell an deinen Prozess anpassen kannst. Wenn du als Dienstleister arbeitest, brauchst du oft andere Spalten als ein Händler, der Material und Montage trennt.

Diese Anpassungen lohnen sich besonders

• Ergänze eine Spalte für Lieferzeit, wenn du projektbezogen arbeitest und Zusagen dokumentieren willst.
• Füge interne Kostenstellen hinzu, wenn mehrere Bereiche über ein Angebot abrechnen.
• Nutze in Stammdaten feste Textbausteine für wiederkehrende Leistungen, damit du pro Angebot 5 bis 10 Minuten sparst.
• Erweitere das Blatt um einen Rabattblock, wenn du im Vertrieb regelmäßig Sonderpreise vergibst.
• Hinterlege Artikelgruppen, wenn du später die Auswertung nach Produktarten oder Kundenprojekten filtern willst.

Wann sich eine Erweiterung lohnt

Sobald du mehr als 50 Angebote im Monat erstellst, ist eine konsequente Struktur wichtiger als ein optisch schönes Layout. Dann lohnt sich eine Vorlage, die intern eindeutig bleibt und sich leicht mit weiteren Blättern oder Auswertungen verbinden lässt.